About the role
ÖN BÜRO YÖNETİCİSİ ARANIYOR
Şirketimizin ön büro operasyonlarını yönetecek, müşteri ve ziyaretçilerimizin profesyonel bir hizmet almasını sağlayacak, iletişimi güçlü ve organizasyon becerisi yüksek bir Ön Büro Yöneticisi arıyoruz.
Görev ve Sorumluluklar
- Müşteri ve ziyaretçilerin karşılanması, ilgili kişi ve departmanlara yönlendirilmesi süreçlerini yönetmek.
- Telefon, e-posta ve diğer iletişim kanallarından gelen taleplerin zamanında yanıtlanmasını ve takibini sağlamak.
- Randevu, toplantı ve ziyaret takvimlerini koordine etmek.
- Ön büro ekibinin görev dağılımını yapmak, iş akışını takip etmek ve hizmet kalitesini geliştirmek.
- Satış, müşteri ilişkileri ve idari işler ekipleriyle koordineli çalışmak.
- Müşteri talep ve şikâyetlerini kayıt altına almak, ilgili birimlere iletmek ve sonuçlanmasını takip etmek.
- Ziyaretçi kayıtları, yazışmalar, evrak ve dosyalama süreçlerinin düzenli yürütülmesini sağlamak.
- Karşılama alanı ve toplantı odalarının düzenini ve kullanıma hazır olmasını takip etmek.
- Günlük operasyonlar ve bekleyen işler hakkında yönetime düzenli bilgi vermek.
- Şirket ve müşteri bilgilerinin gizliliğini korumak.
Aranan Nitelikler
- Tercihen üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun.
- Ön büro, resepsiyon, müşteri ilişkileri veya ofis yönetimi alanlarında en az 3 yıl deneyimli; tercihen ekip yönetmiş.
- Türkçe ve İngilizceyi sözlü ve yazılı olarak etkin kullanabilen.
- İkinci yabancı dil bilgisi tercih sebebidir.
- MS Office programlarını kullanabilen; tercihen CRM ve dijital randevu sistemlerine hâkim.
- Planlama, organizasyon ve takip becerileri güçlü.
- Yoğun iş akışında önceliklendirme yapabilen ve çözüm odaklı çalışabilen.
- Profesyonel temsil becerisine sahip, güler yüzlü ve müşteri memnuniyetini önemseyen.
- Ekip çalışmasına yatkın, sorumluluk sahibi ve detaylara özen gösteren.
English
WE ARE HIRING: FRONT OFFICE MANAGER
We are looking for an organised, customer-focused Front Office Manager with strong communication and leadership skills to oversee our front office operations and deliver a professional, welcoming experience for clients and visitors.
Key Responsibilities
- Manage the reception of clients and visitors, directing them to the appropriate people and departments.
- Ensure enquiries received by telephone, email and other communication channels are answered promptly and followed up.
- Coordinate appointments, meetings and visitor schedules.
- Allocate tasks within the front office team, monitor workflows and maintain service standards.
- Work closely with the sales, customer relations and administration teams.
- Record client requests and complaints, coordinate with the relevant departments and follow through to resolution.
- Maintain accurate visitor records, correspondence and filing systems.
- Ensure reception areas and meeting rooms remain organised, presentable and ready for use.
- Provide management with regular updates on daily operations and outstanding matters.
- Maintain the confidentiality of company and client information.
Requirements
- A university degree in a relevant field is preferred.
- At least 3 years of experience in front office operations, reception, customer relations or office management; team management experience is an advantage.
- Strong written and spoken Turkish and English.
- Knowledge of an additional language is an advantage.
- Proficiency in Microsoft Office; familiarity with CRM and digital scheduling systems is preferred.
- Strong planning, organisational and follow-up skills.
- Ability to prioritise tasks and resolve issues in a busy working environment.
- A professional, welcoming manner and a commitment to client satisfaction.
- A reliable team player with a strong sense of responsibility and attention to detail.